2007-04-15

MyAB 我的記帳簿(上)

Prologue

我記帳已經有一段時間了,原先只是想知道花了哪些錢。一開始使用的工具是網路上下載的記帳簿(Excel格式),沒想到一記,就記上癮了。因為已經不滿意原有的格式,還特地客製修改功能。但終在一次的Office Update,把這個檔案毀了!公式、欄位整個跑掉,要修復實屬不易。深深覺得這樣的方式不保險,畢竟資料與功能並未分開,一旦功能出錯,資料也就毀了。因此讓我燃起找尋替代方案的想法。

Meet MyAB

當時搜尋的結果,發現已有幾個專門用來記帳的軟體;有國外也有國內的;有付費也有免費的。一一下載來試用後,發現專業的記帳軟體比之前用Excel記帳更多了資產負債的概念,與其只記下流水帳,不如看著自己的資產成長來的有成就感。比較之後最後選擇了 MyAB。選擇的理由是覺得這套易學,容易入手。而且作者也有設立個人網站及軟體的討論區,讓使用者可以提出改版建議、詢問記帳的手法和問題討論。而這些建議也都會成為改版依據,讓我覺得這位作者很有心。花個區區三百元贊助作者,卻可享有一套不斷升級的好軟體,我想這是我支持這套軟體購買正版的理由。

Go Start

我想很多人若沒學過會計學的話,剛接觸記帳軟體必定千頭萬緒,不知如何做起。最後棄而不用,是很可惜的。在這類小品軟體,僅有開帳是最麻煩的,但熟練了之後只是日記帳而已。

一開始便是要依據自己的情況訂立自己的會計科目。由於這不是公司帳戶,所以科目愛怎樣開就怎樣開,只要對自己有意義就好。可以細到記下悠遊卡內還有多少餘額,也可以只記大項的支出。比方說乾脆開立兩個支出帳戶,一個叫固定支出,一個叫變動支出。以後檢討花費時,就努力減少變動支出的部份,但缺點便是難以分析自己的消費行為。 因此建議還是開立的詳細點比較好。

要開始成立科目(MyAB稱帳戶)先依資產(Assets)、負債(Liability)、收入(Income)、支出(Expense)的概念分成這四類帳戶。以下例子說明時,科目前面為A表資產,L表負債,I表收入,E則是支出。MyAB網站上有詳細教學,告知那些科目要分在什麼類,故不再贅述。我的科目也不是一開始就定的很好,例如我的支出類先大抵細分成食衣住行育樂以及其他七項,使用之後再慢慢地調整,因為在使用過程中必定會有不同的想法,等科目修改後再去更動分錄即可。但最基本的資產負債類,如銀行存款、現金、應收帳款、股票、信用卡、應付帳款等一開始就要訂定好。

MyAB目前的版本有支援子科目的設定,讓帳目更加地清楚。因此我把原先E-行 科目,分類成三個子科目(E-行.交通費,E-行.維修費,E-行.汽油費),讓E-行轉成彙總科目(註:金額為這三個子科目加總,本科目不分錄)。

有了科目之後,可以訂定摘要在該科目下,這摘要可以說是固定的說明,比方說我有個科目E-食,這時候的摘要,就是早餐、午餐、晚餐、飲料小吃、食物採購。記帳時就可直接下來選擇了。當然這部份也是依照自己情況自訂。

想到了嗎?那麼摘要跟子科目有什麼不同呢?晚餐吃了100元,可以記成E-食 100 (摘要:晚餐)或是E-食.晚餐 100元,那麼要怎麼區分呢?依據我的想法,應該是要以該項科目對你而言的意義。只是為了註記?或是跑財務報表時要特別提出分析以及編列預算(後述);以E-食這類支出科目對我來說,只想控制每個月的食類支出在一定的金額即可,那麼我就不管早餐要吃多少錢,午餐吃多少,吃個一兩次大餐,只要不超出預算即可。因此某些支出並不想特別查看,那麼用摘要即可。畢竟科目一多,看的眼花,分錄時也麻煩。若是怕沒辦法分析每個月的早餐花了多少錢,這也不用愁。MyAB也提供搜尋功能查看,或是直接匯出成csv檔用Excel來分析亦可。

接著就是開帳了。換句話說,就是徹查自己的身家財產。這段還真麻煩,要清點目前的現金,要去查銀行存款餘額,要了解信用卡的負債金額等。一開始查清楚,對資料正確性會比較有幫助。這些初始值出來後,相對地資產以及負債也就瞭解了。當時計算完之後,覺得自己還真窮....畢竟平常不缺錢,一直有錢用,所以對自己的資產比較沒感覺,但有了明確的數字後,就會了解自己的狀況了。

續讀:MyAB 我的記帳簿(下)

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9 則留言:

  1. 三年前用過Microsoft Money去記帳,結果記了兩個月就沒記了 XD 這種事情恆心才是重點啊...

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  2. 嘿嘿,我的下篇就會提到這些東西了。

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  3. 嗯~我也是用MyAB,想想如果我發生意外.老公應該會知道錢在那才對,
    Susan

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  4. ㄟ~這位susan大姐,你會不會扯遠了?

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  5. 恆心真的是重點。我目前還是在用excel記帳,理由就是簡單、快速、方便。下次我也來寫一篇有關記帳的blog好了

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  6. :~~~我寫的文章沒激起你想搞清楚資產的動力嗎?

    算了,有記就好。

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  7. 恩~說明的還挺詳細的,雖然我用了MyAB快3年了, 不過大大的子科目分類方式我還是第一次見, 有趣喔~感謝分享^^ dasey

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  8. 謝謝Dasey的回應。有機會的話分享彼此的科目也不錯呀

    可能是寫太多的緣故,導致下篇的點閱率遠不如上篇(看完上篇就累了吧?)。但重點在於下篇啊!

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  9. MyAB真的不錯用

    我也有用....

    有不懂的地方

    他的討論區也可以互相交流

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